Invitation des prestataires externes

La première étape consiste pour l’organisateur à créer le prestataire dans le carnet d’adresses. Ce carnet d’adresses centralise les contacts et permet de réutiliser facilement un même prestataire sur plusieurs événements. Une fois le prestataire enregistré, l’organisateur peut l’inviter à contribuer à un scénario lié à un événement.

Lors de l’invitation, une fenêtre s’ouvre afin de préciser plusieurs informations essentielles. L’organisateur doit indiquer l’entreprise à laquelle appartient le prestataire, son nom, ainsi que son métier, par exemple sécurité, agence, traiteur ou autre type de prestation. Le choix du métier est particulièrement important, car il détermine les postes d’émissions qui seront associés au prestataire. En fonction de ce métier, les données demandées ne seront pas les mêmes, ce qui permet d’adapter la collecte à la réalité de chaque type de prestation.

Une fois ces informations renseignées, l’invitation est envoyée par e-mail au prestataire. Ce message l’invite à créer un compte « Provider » sur Climeet. Ce compte lui donne accès à un espace dédié dans lequel il pourra consulter les scénarios qui lui sont assignés.

Après avoir créé son compte, le prestataire peut se connecter et accéder au scénario associé à l’événement. Il y renseigne les données liées à sa prestation, par exemple des informations de transport, d’énergie ou de matériel, selon les postes qui lui ont été attribués. Le formulaire est structuré de manière à guider la saisie et à rester compréhensible, même pour des utilisateurs non experts du calcul carbone.

Une fois les informations complétées, le prestataire transmet son scénario rempli. Les données sont alors intégrées dans le calcul carbone global de l’événement. L’organisateur peut suivre l’avancement de chaque prestataire et consulter les informations fournies afin d’obtenir une estimation plus complète et plus fiable de l’empreinte carbone.